Înainte să facturezi unui client din UE fără TVA românesc, verifici codul lui de TVA în sistemul european VIES, salvezi dovada verificării și emiți factura cu mențiunile cerute. FiscalPress explică în ghidurile fiscale pentru firme cum arată acest proces în practică.
De ce contează verificarea codului
Tratamentul fiscal al unei vânzări către o firmă din alt stat membru depinde de calitatea clientului. Dacă acesta este o firmă înregistrată în scopuri de TVA, de regulă nu mai aplici TVA românesc, iar taxa se datorează în statul lui. Dacă codul este invalid, riști să fii obligat să plătești tu diferența.
Pașii verificării, în ordine
- cere clientului codul de TVA complet, cu prefixul de țară;
- intră pe serviciul oficial VIES, al Comisiei Europene, și introdu codul;
- verifică dacă rezultatul este „valid” și dacă numele coincide cu cel din contract;
- salvează dovada: captură de ecran sau document PDF, cu data verificării;
- păstrează dovada în dosarul clientului, alături de contract și comandă.
Repetă verificarea la intervale rezonabile, mai ales la clienții cu care lucrezi des. Un cod valid astăzi poate deveni invalid mai târziu.
Ce pui pe factură
Factura trebuie să conțină datele complete ale ambelor părți, inclusiv codul de TVA al clientului, descrierea clară a bunurilor sau serviciilor și baza de impozitare. Pe ea apare și mențiunea privind lipsa TVA, cu motivul legal: de exemplu, taxare inversă pentru servicii sau livrare intracomunitară pentru bunuri.
Formularea exactă și forma de afișare o stabilești împreună cu contabilul, pentru că depinde de tipul operațiunii și de actele care o însoțesc.
Bunuri, servicii și dovezile necesare
La bunuri, pe lângă cod valid, ai nevoie de dovezi că marfa a ajuns în alt stat: documente de transport, confirmări de primire, corespondență cu clientul. La servicii, contează contractul și locul în care se consideră prestat serviciul. Fără aceste dovezi, scutirea poate fi pusă sub semnul întrebării la un control.
Păstrează totul într-un dosar pe operațiune, cu referințe clare la numărul facturii.
Declarațiile și raportările ulterioare
Operațiunile cu parteneri din UE se raportează într-o declarație recapitulativă și, după caz, în decontul de TVA. Verifică termenele și informațiile cerute, iar dacă emiți facturi electronice, informează-te despre cerințele sistemelor naționale. Detalii utile găsești în secțiunea e-Factura și SAF-T.
Un exemplu de verificare
Presupune că un client din alt stat comandă servicii de consultanță. Ceri codul de TVA, îl verifici în VIES și vezi că firma este activă. Salvezi captura, apoi emiți factura fără TVA românesc, cu mențiunea legală stabilită cu contabilul. În lună, operațiunea apare în declarațiile aferente, iar dosarul conține contractul, factura și dovada verificării.
Dacă VIES indică un cod invalid, nu emiți factura pe încredere. Cere clientului o clarificare: poate a greșit un caracter sau înregistrarea lui nu este încă activă.
Greșeli care costă
Cele mai frecvente sunt acestea: factura emisă înainte de verificare, lipsa dovezii salvate, cod introdus cu o literă greșită sau mențiune incompletă pe factură. Niciuna nu necesită efort mare de evitat, doar disciplină.
FiscalPress recomandă să păstrezi o listă scurtă de verificare pentru fiecare client nou din UE, folosită la fiecare factură.
Dacă ai nevoie de ajutor, discută cazul cu un contabil care cunoaște tranzacțiile intracomunitare. FiscalPress te îndeamnă să faci verificarea parte fixă din procedura de facturare, nu o excepție, pentru că un minut petrecut la început te poate scuti de probleme mai târziu.
